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协同应用新思路 "管理件"协同锦囊
作者:佚名 文章来源:本站原创 点击数: 更新时间:2005-11-7 文章录入:admin 责任编辑:admin

制定计划必须经过沟通,这就涉及到沟通管理。现在企业沟通方式很多,如面对面谈话、集体会议、电话、电子邮件等,但在什么时候、使用哪种方式沟通最有效,,企业却未必完全清楚。


    2005年8月8日,新锐互动宣布推出了国内首个通用型协同办公软件——“协同锦囊”(Smart Box)。新锐互动董事长谢克人坦言,“协同锦囊”不是普通的软件,而是“管理件”。与众多的协同平台、协同工具以及协同应用软件不同,“协同锦囊”是具有商业管理智慧的协同管理软件,它实现了管理科学与协同技术的融合,刚性管理与柔性管理的平衡,并嵌入了30多年、100多家大型企业的最佳实践,可帮助职业经理人轻松迎接管理挑战,实现管理协同,引领中国企业超越发展瓶颈…… 

    中国企业的发展瓶颈与管理挑战

    曾先后任IBM中国PC公司总经理、康柏中国区总经理的谢克人,可谓IT业界的管理派元老。在他30多年的管理生涯中,他曾经接触过100多家大型企业,历经200多个大型项目。他感言,虽然中国经济突飞猛进,企业商机颇多,但通过与众多职业经理人的深入对话,中国企业还是面临着众多发展瓶颈与管理挑战。
   
    首先,中国企业很难做到知识与人分离,造成中国企业只能实现渐变式发展,而很难产生飞跃式发展。在中国,几乎所有的公司都缺乏好的销售经理,真可谓“千军易得,一将难求”。但即便企业寻找了几个优秀的销售经理,他们往往八仙过海、各显神通。企业难以将每一个团队的优点抽取出来,“嫁接”成为一个“超级销售团队”,也就是说,虽然每个团队都有些小窍门,但是难以“系统集成”,只能做加法,不能做乘法。成功不能复制,企业便难以实现销售额的最大化倍增。
   
    其次,公司缺乏对行为规范的系统定义。中国很多企业都是销售服务型公司,他们在高速成长过程中,产品线长、覆盖区域广,内部沟通往往呈现无序状态。什么是核心信息?该如何保存?如何对内进行沟通?这些核心的行为规范没有形成。往往造成中国企业在运营过程中非流程化的关键信息缺乏,企业难以形成关键竞争力的沉淀,导致系统效率一直处于低效状态,难以突变成巨型企业。
   
    与此同时,职业经理人也面临着巨大的管理挑战。首先,要通过团队完成工作(Get work done through people),这要求建立团队精神,既能授权又不失控制;其次,要实现目标管理(Management by objective),也即将公司目标分解成年度、季度、月度等细分目标,并进行及时跟踪检查;要实现业绩管理(Performance management),这要求经理人既不失整体规范,又能对特殊情况灵活处理。
   
    归根结底,中国公司以及管理者需要迫切解决好三个方面的问题:
    1. 建立团队的时间计划与行动计划;
    2. 建立团队的行为规范;
    3. 将个人经验转化为团队知识积累。
   
    而谢克人的“管理件”思想、新锐互动的“协同锦囊”恰到好处地解决了这些难题。
    协同管理一气呵成
    利用协同技术
    有机地结合沟通
    知识与流程
   
    “协同锦囊”:企业超越发展瓶颈的“管理件”

    “它不是一个简单的软件,而是‘管理件’。”正如知识的传播通过书本、广播等载体来完成一样,谢克人认为,管理经验的传承同样可以通过“管理件”这个载体实现。新锐互动推出的“协同锦囊”(Smart Box, www.smartbox.cn)便是一个典型的协同“管理件”。“比起普通软件来说,它显然更有头脑。”
   
    “协同锦囊”将历经30年、100多家大型企业、200多个大型项目的实践经验凝结,对协同管理进行了模块化的科学处理,更嵌入了内含隐形知识的最佳实践(Best Practice),使协同应用真正具有了管理的智慧,从而能够真正提升企业的运行绩效。
   
    1、协同锦囊之沟通管理:巧妙建立团队的时间计划与行动计划
    制定计划必须经过沟通,这就涉及到沟通管理。现在企业沟通方式很多,如面对面谈话、集体会议、电话、电子邮件等,但在什么时候、使用哪种方式沟通最有效,,企业却未必完全清楚。比如,传统的电子邮件,欠缺有效反馈机制,一旦发送、接受出现问题,则造成企业内部沟通失败,且毫无知觉。因此,企业中“没有收到邮件”的问题非常突出,往往引发内部冲突。为避免此问题,“协同锦囊”设计了一个“回览表”工具,它不仅可以传递信息,还要求对方必须回应。如果对方接收到了这样一个强制性的沟通请求,则必须处理,否则,会一直出现在其电子桌面上不断进行提醒,如同秘书般分秒不离、丝毫不爽。这样,通过近似于“白纸黑字”似地机制,有效建立了双向可确认的沟通机制,可为一些重要的、必须回应的沟通服务。
   
    而对于一些非重要,涉及到保密的沟通,则可以通过“公告”工具实现。“公告”工具可以针对单位、部门、个人提供不同级别的沟通方式。比如,员工甲发现领导犯了一个小错误,但如果当众说似乎不利于维护领导权威,就可以采用“个人公告”,它实现了一对一的悄悄话,信息不会被他人看到,很好地保护了个人隐私,相当于企业内部沟通的润滑剂,对于不便当众进行或有碍面子的沟通非常有效。
   
    2、协同锦囊之关键控制点:灵活建立团队的行为规范
    建立团队的行为规范,既要规范,又要灵活。以企业的“销售管理”为例,“协同锦囊”提供了售前、售中、售后三大过程管理。在此中间,设立了七个基本“关键控制点”,在售前阶段有制定计划、执行计划、发现商机;售中阶段有提案、报价;售后阶段有合同管理、信息分享。这七个关键控制点实际上保证了企业按照流程规范运作,而关键点之间则通过协同灵活处理。这样,可以实现企业规范和灵活结合,很好地适应了中国国情,管理者通过控制每一个环节,便可实现整体业绩叠加,保证最终绩效最优。
   
    3、协同锦囊之智能管理引擎:巧妙将个人经验转化为团队知识积累
    将个人经验转化为团队知识积累,需要将知识与个人剥离。因此,要实现创新的知识管理。 “协同锦囊”在此方面进行了大胆突破,它借鉴搜索引擎发展的思路,实现了知识间、知识与过程间、知识与人员间的智能关联。比如,公司和A企业签订了合同,合同执行者就可以看到A企业档案、提案、报价,与A企业的谈判记要、对A企业销售的会议讨论、相关项目人员等信息。这种智能关联特性基于新锐互动独有的SME(Smart Management Engine)技术,目前其他软件尚难以做到这一点。
   
    “聘不起IBM、通用等大型企业里的职业经理人,又想提升企业绩效,一条捷径就是选用 ‘管理件’”。谢克人认为,中国企业家必须善于吸取前人经验,才能实现超常规发展。中国工商银行、中国银河证券、IBM、上海通用汽车等企业巨头的智慧都凝结在“协同锦囊”中,这本身就是一个巨大的宝藏。“个人的最佳实践就是经验,而企业的最佳实践是‘管理件’。”谢克人认为,普通协同软件好比武侠小说中的练功口诀,虽为师父真传,却要求徒弟有极高悟性;而“协同锦囊”则类似于内功灌顶,师父直接将自己几十年的功力传输给徒弟,使其脱胎换骨。照此说来,企业管理依然存在捷径,“协同锦囊”便是让企业快速成功的“通关令”。

 
  

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