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OA面对面——只选对的,不选贵的
作者:佚名 文章来源:本站原创 点击数: 更新时间:2005-11-7 文章录入:admin 责任编辑:admin
OA是公司开源节流、信息化战略的一个步骤。

    企业信息化犹如事物的发展,其过程是十分复杂的、艰难的,而企业面临的将是一场深刻的甚至是痛苦的变革。
    江阴启新的信息化过程也毫不例外,此处所指的信息化主要是先从实施OA系统开始。从正式应用新思创OA系统至今,已有一年时间,在此过程中,江阴启新的员工从不了解甚至是排斥OA到现在的日常办公都离不开OA。对于毫无信息化知识的人来说,使用OA信息系统的初期无疑是增加了其工作负担,若没有领导的大力推行,这种类似于变革的工作将面临尴尬境地。
    所幸的是,OA是公司开源节流、信息化战略的一个步骤,一开始就受到公司高层的高度重视,实施过程中的协调工作相对容易许多,尽管实施工作非常辛苦,但是看到在OA的推动下,公司整体的管理水平快速提升,颇感欣慰。

    选型

    对于企业的信息化建设来说,软件的选型至关重要,要考虑软件的优劣、性价比,还要从企业的实际出发,是一个比较复杂的过程:是采用面向中小企业的中低端产品还是应用面向高端的系统,这些都是需要考虑的重要因素。
    根据这些原则,在选型期间,我们了解了多家软件产品,并对其优缺点、性价比进行了对比分析。
    . 北京××OA系统,50个用户,价格为6万元左右,每增加一个用户加价400元左右,属于高端产品。软件本身所包含的功能及可操作性,都是面向高端企业,对于江阴启新这样信息化基础薄弱的制造加工型企业来说,选择的可能性不大。但是该软件也有优势存在:江阴市有其代理商,那么软件本身有什么需要改动的地方或者升级都是相当方便的,这是其最初进入我们视野的一大原因。
    . 北京另一家OA产品,是我们公司IT部推荐的,价格7800元,用户数无限制,而且有类似与工作助手的客户端程序,在不必打开IE浏览器的情况下,就可以发送消息等,属于低端产品,应该说还比较适合江阴启新公司的现实情况。但是,通过仔细论证及调查,发现这家公司仅仅是几个人组成的开发团队,售后服务无法得到保证。
    . 深圳××公司,无用户限制,价格35000元,功能尚可,但系统运行速度相对较慢,综合性价比没有达到我们的期望。
    . 深圳另外一家××公司,100个用户,价格15800元,集成腾讯公司的RTX即时通讯工具,赠送RTX用户数100个。其产品面向中高端,程序过于复杂,且RTX另外收费之嫌,仍然不适合。
    . 大连奥远新思创OA3000系统,采用传统的资源管理器模式,功能模块较多,高、中、低端版本价格不等。考虑江阴启新公司的实际情况,我们特别留意了增强版本:界面友好,功能较为全面,用户数100个,自身还提供了工作小助手性质的客户端,操作方便,实现了了公司用户间的即时沟通。提供免费下载试用45天,能够让用户充分领略产品的优劣。
    . 微软的sharepoint 产品,为什么要考虑该产品呢?这主要是考虑到上半年本人在另外一家公司工作时有架构sharepoint team services 的经验。STS产品winxp自带,它可以与office xp 完美结合,相当方便。经过仔细认证,其仍然是面向高端用户的产品,而且对服务器要求较高,在即时通讯方面远不如其他OA产品。
    . 对另一知名OA系统的考察,主要是考虑到公司已经采用用友ERP的供应链和财务模块,而OA中提供ERP的接口,将来可以与OA进行数据共享,关键的一点:其界面友好,特别是协同工作版块构思巧妙,流程设计非常好,但其产品定位是中高端用户,不适合启新公司的当前实际状况。
    查看了多家公司的软件产品,总结出OA产品功能模块主要包含:文件处理、事务处理、档案管理、日程处理、邮件收发、公文处理、个人考勤管理、电子报表、会议管理、车辆管理、任务管理、公司论坛、人事管理。功能的设计是基于OA的管理思想而产生的,而OA的基本思想就是:实现个人工作管理、组织管理、协同工作。
    从功能的实用性、全面性、可操作性考虑,从企业信息化的实际情况出发,我们初步选择了大连新思创OA3000系统。
    经过近一个月的试用和对比分析,新思创OA的效果良好,性价比较为符合江阴启新的现实情况,其中的规章制度模块也是引起我们关注的重要因素,所以在九月初试用期即将结束时,正式与大连奥远达成协议,决定实施新思创OA系统。

    效果

    公司最初的考虑:首先是开源节流,减少用纸,从而实现无纸化办公;第二,就是提供一个发布规章制度的平台;第三,就是希望据此能够引进先进的管理理念,提高公司的整体管理水平。
    a) 就无纸化办公,离不开公司的大力支持,每月公司总经理案头报表文件堆积如山,一份报表几十页,有些就是根本没有必要打印出来的,既浪费纸张又浪费人力。而实施OA系统之后,公司要求不该打印出来的坚决不打印,不涉及到对外的文件报总经理审阅的文件一律从OA中发送报批,由此大大推动了OA的实施。现在,OA的使用也迫使以前从来只上网浏览文件的管理者也开始学习计算机知识,练习打字了。
    以劳资部发送的"每日产量"文件为例。原来的时候,每天必须有一个人拿着一摞几十页的报表分别发送到各个部门,往往是分发完毕要一个小时左右,费时费力效率低,浪费纸张信息不及时,而且不能够成为公司以后新上任的管理人员的知识。现在,通知可以通过消息几秒钟各部门即可得知,文件可以通过文件传送,每天下发的文件可以做到网络硬盘中,集中管理,并且也可以做到知识的合理管理。 
 


OA中的知识管理

    b) 公司最初考虑有个发布规章制度的平台,首先改善以往散乱的状态,其次就是能够实现资源共享,新的员工进入公司之后能够通过网络来学习和了解公司,在短期内融入公司的工作氛围,从而节省培训费用和学习周期。通过实施新思创OA系统之后,散乱的情况得到大大该善。不过,任何事物的改变都需要时间,需要有个循序渐进的过程,江阴启新也不例外。
    由于公司仍然处于快速发展时期,各项规章制度不够完善,经常会随着公司的发展而有所改变,所以制度经常以通知或文件的形式下发下去。为了改善这种情况,集中管理规章制度,特在OA系统中加入了新的功能。在发送文件或通知中,加入了"是否同时发送给档案员",如果选择的话,那么档案员接收到之后,就作为规章制度上传到"规章制度"模块中,以便于各部门查询。
    总的来说,用得还不错。
    c) 通过OA的应用,首先简化了业务流程,大大节省了信息传递的时间。例如,消息可以同时发给多个人,与打电话一一通知大大节省了时间,提高了工作效率;文件的传送,免去了由一个部门打印出来 →分发下去→然后再有多个部门分别输入的麻烦了, 企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰,节约纸张、人力等办公成本,将资源和精力、时间用于核心业务。
    其次,通过工作流转,规范了业务流程,便于管理,彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真,保证正确、及时的反应;会议管理、车辆管理等有效地配置公司资源,合理安排时间,避免了以前资源安排上的冲突。
    第三,手机短信功能的开通,下属可以在第一时间将每日生产产量、订单情况和市场信息反映给上级领导,及时调整工作,使企业以快制胜;
    第四,通过论坛员工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流,建立融洽的团队关系和企业文化,员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层,便于及时发现问题、改进过程和发现人才,并且有效积累公司员工的知识、技能、经验、心得等,使员工互相学习,快速提高业务水平,达到事半的效果功倍;
    第五,通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用,实现各种资源的互相促进和增值,创造企业发展的最优环境,促进企业发展。

    体会

    自实施OA系统以来,从最初的选型、试用、实施到功能升级,最大的体会是:
    d) 一把手的参与和支持
    这也是业界经常提到的所谓的"一把手工程",如果得不到公司最高领导的支持,实施进程将会遇到更多的困难,因为领导理解了系统中蕴涵的先进理念,并以身作则进行应用,要求管理人员传送文件给他,而不是放在案头的纸张,中层才会大力支持和配合,员工才会深入应用。
    e) 专业人员的参与
    所谓的专业人员,就是善于既懂管理也懂计算机软件的系统实施员,发现问题并能够根据企业业务流程提出合理改善方案;
    f) 骨干人员的培养
    在江阴启新,就是指部门内的OA项目小组成员,他们的态度和学习力,能够大大影响本部门内其他员工的水平,所以要切实培养他们。
    g) 全员参与,共同发现问题并解决之
    会抱怨的员工是好员工,善于发现问题的员工对程序修改是非常有帮助的,只要系统实施人员能够及时解决这些问题,定能促进系统的深入应用。
    h) 当然,还需要软件开发方的大力支持和配合,及时有效地把需求编成好的程序。

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